Word Avanzado

En esta sección de mi blog, se ve la transición del aprendizaje de las herramientas de Word de lo básico a lo avanzado, de tal manera que se ven diferentes procedimientos, configuraciones personalizadas; y dar a los documentos un aspecto más profesional e integral.

Al dar inicio al módulo de Word Avanzado, mis conocimientos previos eran fundamentales y un poco avanzados dado a que yo indagaba acerca de cómo utilizar herramientas más complejas de Word 2013. También fue un curso de retroalimentación a mis conocimientos.

En este nivel, aprendí a aplicar una serie de herramientas de Word, como crear tablas, anidarlas, convertir texto a tablas; la aplicación de estilos al texto, crear estilos personalizados. La combinación de correspondencia fue algo que llamó bastante mi atención porque es una herramienta que facilita bastante el trabajo a la hora de hacer cartas personalizadas, o documentos que ameritan muchos destinatarios diferentes.

También aprendí a cómo crear sobres y etiquetas; generar tablas de contenido; elaboración de plantillas; compartir documentos; y darle seguridad al archivo.

La herramienta que más llamó mi atención fue la del Documento Maestro, la cual sirve para establecer y organizar un documento que por sus características está previsto que sea muy extenso.

Seguido de esto, adjunto 6 ejemplos de ejercicios que se realizaron en este nivel, y se explica paso a paso como desarrollarlos.

Insertar Cuadro de Texto

Un cuadro de texto es un elemento en el cual se puede digitar información relevante, así como citas. Sirve para destacar un texto del documento. Existen muchos diseños de cuadros de texto, y se pueden emplear según el documento que se este elaborando. Estos se pueden utilizar en folletos informativos, formularios, destacar citas así como se mencionaba previamente, etc.

Para insertar un cuadro de texto en un documento se realiza el siguiente procedimiento:

1. Clic en la ficha Insertar, y buscar el grupo Texto.

  

2. Ubicamos el cursor en la parte que queremos agregar el cuadro de texto.

3. Clic en el comando Cuadro de Texto, y se desplegará una serie de diseños de cuadros de texto.

4. Seleccionar el cuadro de texto requerido de los diseños predeterminados.

Ejercicio:

Y el cuadro de texto se mostrará de la siguiente manera:

Ejercicio de Cuadro texto con frase célebre de Galileo Galilei

Convertir Texto en Tabla

En ocasiones, resulta necesario convertir el texto a tabla para la mejor organización de datos. Las tablas tienen la utilidad de mejorar el diseño del documento, ya que facilitan la distribución de los textos en casillas. 

Para realizar esto, se siguen los siguientes pasos:

1. Ubicarse en la ficha Inicio, en el grupo Párrafo, seleccionar el comando "Mostrar todo" (muestra como esta separado el texto, ya sea por marcas de párrafo, tabulaciones, etc.).

Y el texto del documento se mostrará de la siguiente manera:

2. Luego, clic en la ficha Insertar, y localizar el grupo Tablas.

3. Seleccionar el texto que se quiere convertir a tabla.

3. Una vez seleccionado el texto, clic en el comando Tabla, seleccionaremos la opción "Convertir texto en tabla".

Y se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:

4. Seleccionamos las opciones requeridas en el cuadro de diálogo.
En mi caso decidí colocar las siguientes indicaciones en el cuadro de diálogo:

Y el texto se mostrará de la siguiente manera convertido ya en tabla:

Combinar Correspondencia

La herramienta de combinar correspondencia se utiliza para obtener copias del documento original pero con distintos datos de destinatarios dentro de un mismo documento.

Al combinar correspondencia se tienen dos elementos fundamentales que son el documento principal (documento en el cual está contenido el texto fijo y los campos variables que toman valor del origen de datos); y el origen de datos (lugar donde se almacenan los datos a utilizar en el documento principal). 

Para realizar la combinación de correspondencia se desarrolla el siguiente procedimiento:

1. Crear el Documento Principal:

1.1. En un documento en blanco, digitar el texto fijo.

   

1.2. En la ficha Correspondencia, en el grupo Iniciar combinación de correspondencia, dar clic en el comando "Iniciar combinación de correspondencia"

1.3. En este caso lo haremos seleccionando la opción "Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia..."

1.4. Automáticamente, se abrirá el siguiente panel en el cual el Asistente te detalla los 6 pasos a seguir para combinar correspondencia:

1.4.1. En el primer paso se debe seleccionar el tipo de documento que está trabajando. (En este caso es una carta)

1.4.2. En el segundo paso se selecciona el documento inicial.

2. Proceder a crear el origen de datos. (Tercer paso)

En este caso la lista del origen de datos la crearemos mediante las opciones señaladas en la imagen anterior.

2.1. Al seleccionar el comando crear, se abrirá el siguiente cuadro de diálogo y personalizaremos las columnas.

2.2. Luego de dar clic a la opción "personalizar columnas..." se abrirá otro cuadro de diálogo.

2.2.1. En este caso se personalizó la lista de direcciones de la siguiente manera.

2.3. Al finalizar de personalizar la lista de direcciones, se procede a introducir los datos de los remitentes.

Si se requiere agregar mas remitentes, se da clic en la opción "Nueva entrada". Una vez introducida toda la información, podemos volver al documento principal mediante "Aceptar"; y por ende se guarda la lista de direcciones en el ordenador.

2.4. Se mostrará el cuadro de diálogo para la verificación de datos; en este se puede agregar o cambiar la lista. Y se nos da la opción de utilizar las casillas para agregar o quitar destinatarios de la combinación.

También se puede utilizar las herramientas de Ordenar, Filtrar, Buscar Duplicados, etc. (en este caso no se hará uso de esas herramientas).

3. En el paso cuatro, se escribe la carta de el texto fijo (de no haberlo escrito ya). Luego colocamos el cursor en la parte de la carta en la que procederemos a insertar los campos de combinación.

Al asignar los campos combinatorios, el documento se mostrará de la siguiente manera:

4. En el paso quinto paso se muestra una vista previa de las cartas combinadas con los datos establecidos en la lista de direcciones.

Vista previa con los campos de combinación del destinatario 1

En esta parte, además de generar una vista previa de los documentos con los distintos datos de los destinatarios, se pueden realizar cambios en la lista de direcciones (en caso que se necesite editar).

5. En el último paso, luego de verificar que todos los datos sean correctos, se procede a completar la combinación.

Para visualizar todas las cartas en el mismo documento antes de ser enviadas o impresas, seleccionar la opción "Editar documentos individuales..."

Ejercicio de combinación de correspondencia con 7 destinatarios diferentes:

Tablas de Contenido

Una tabla de contenido es un menú de navegación, el cual muestra un resumen de los títulos que se desarrollan dentro del documento; éste es muy útil en cuestión que facilita el rápido desplazamiento por el contenido.
Generalmente, este contiene el número de página en el que se encuentra cada tema o subtema del contenido.

Para crear una tabla de contenido automática se desarrolla el siguiente procedimiento:

1. Digitar el texto que deseamos que contenga el documento.

2. Seleccionar los temas y subtemas, y aplicarles el estilo "Título 1"

   

En una tabla de contenido, suelen utilizarse tres niveles de títulos, de acuerdo a la importancia que estos posean.

Para ello, se utiliza generalmente los estilos "Título 1" (temas principales o de primer nivel), "Título 2" (subtemas o de segundo nivel), y "Título 3" (temas de tercer nivel).

3. Se procede a crear la tabla de contenido:

3.1. Ubicarse en la ficha Referencias.

3.2. En el grupo "Tabla de contenido", dar clic en el comando Tabla de contenido.

3.3 Seleccionar el tipo de tabla que se desea crear.

(En este caso se utiliza "Tabla automática 1")

Y la tabla de contenido se creará con los títulos a los cuáles le aplicamos "Estilo" previamente.

Insertar nota al pie

En los documentos de Word, se puede utilizar notas al pie de página para explicar, comentar o aportar referencias o información adicional que se ha incluido en el texto; información que no puede agregarse dentro del texto corriente de manera fluida.

Generalmente, las notas al pie se muestran en la parte inferior de la página del documento.

Para insertar una nota al pie se siguen los siguientes pasos:

1. Ubicar el cursor en el lugar donde se quiere añadir la nota al pie.

2. En la ficha Referencias, buscar el grupo "Notas al pie" y dar clic en el comando "Insertar nota al pie".

3. Digitar la referencia o información adicional que se le añadirá a la palabra o frase seleccionada previamente.

Y el documento se mostrará de la siguiente manera:

Ejercicio con pie de página

Proteger Documento

Esta herramienta tiene la función de controlar los tipos de cambio que se pueden generar en el documento.

Es posible aplicar diferentes categorías o niveles de seguridad en los documentos.

Se puede definir entre las siguientes opciones para aplicar seguridad:

Ejercicio: Cifrar con contraseña

Cifrar el documento con contraseña es una manera estricta y eficaz de aplicar seguridad al archivo, de tal manera, sólo la persona que conozca la contraseña podrá abrir y modificar el documento.

Para cifrar con contraseña un documento se siguen los siguientes pasos:

1. Clic en la ficha Archivo.

2. Automáticamente se mostrará la vista Backstage (la vista Backstage es donde se encarga de administrar los archivos y los datos sobre ellos: crear, guardar, inspeccionar metadatos ocultos o información personal y configurar las opciones).

3. En el grupo Información, dar clic al comando Proteger Documento y seleccionar la opción "Cifrar con contraseña"

4. Proceder a digitar la contraseña con la que se cifrará el documento.

5. Clic en Aceptar; y se abrirá nuevamente un cuadro de diálogo para confirmar contraseña. De esta manera el sistema se asegura de que la contraseña se haya introducido correctamente y sin errores tipográficos.

Y finalmente se mostrará lo siguiente:

A la próxima vez que se quiera abrir el archivo, el ordenador siempre preguntará por la contraseña establecida con la que fue cifrado el documento.